איך להפיק אירוע מושלם?

הדרך היחידה לשפר את כישוריך בתכנון אירועים היא להיות מוכן לצמוח ולשפר. על פי הנוסחה לתכנון האירוע שלכם, מדובר באירוע חד פעמי ללא ערובה להצלחה.

מומלץ לשלב באירוע שלכם חברה להפקת אירועים שתסייע לכם בעזרת ניסיון רב וקשרים בעולם האירועים, לקבל מחירים טובים, ספקים טובים ולהפוך את האירוע שלכם למושלם בדיוק כמו שדמיינתם.

אין שני אירועים זהים וגם אם יש להם מטרות

תקציבים וקהלים שונים, ישנם מספר צעדים שתוכל לנקוט בכדי להפעיל את תהליך התכנון ולפקוח על הכל כדי למקסם את הצלחת האירועים שלך. לפניכם מדריך בן שמונה שלבים לתכנון אירוע, עם כל מה שצריך כדי להתחיל. עקוב אחר מדריך זה, השקיע בתוכנות לניהול אירועים, ותצא מכל אירוע טוב יותר מאשר אם הגעת לאירוע ועזבת את RSVPing לאירוע הבא שלך ללא משתתפיך.

השלב הבא

הוא לזהות את הפריטים ברשימת המשאלות שלך שאתה זקוק להם ומעדיפים להוציא אותם למיקור אירועים. בעזרת רשימת הספקים שיצרת בשלב 3, עליך להתחיל לקבל הצעות קונקרטיות לתאריכי האירוע שלך. בשלב זה כדאי שתדע היכן יתקיים האירוע שלך, מה יגיד לך המקום על השירותים שהם יספקו ומה יהיה עליך לארגן בעצמך.

לאחר שמצאת מיקום לאירוע שלך

תוכל להתחיל לבנות צוות שיעזור לך בשאר משימות העיצוב. זהה את השירותים הדרושים לך, הדפס רשימה לכל ספק בקטגוריות הבאות וצור רשימה של ספקים המותאמים לאירוע שלך. בהתחשב בלוחות הזמנים של חברי הצוות, נציגיכם והמקום, עליכם לתאם את מרכיבי האירוע השונים.

על ידי יצירת תוכנית האב לאירועים שלך

תוכל להבטיח שכל ההיבטים יישארו על כנם ולהקל על תיאום המתנדבים וחברי ועד האירוע. אין מתכון מושלם, צעד אחר צעד, לתכנון אירוע, אך ישנם כמה שיעזרו לכם להישאר מאורגנים ובדרך להפיק את המרב מהאירוע שלכם. אם הנהלת המתנדבים אחראית על תכנון האירוע שלכם, שקול לקבוע לוח זמנים מפורט להתקדמות.

תוכנית האירוע שלך חייבת להיות מפורטת ככל האפשר על מנת להבטיח את הצלחת האירוע שלך

יעדי האירוע שלך תוכנית השיווק שלך לאירועים מבוססת על האופן שבו אתה מגדיר את יעדי האירוע שלך לפני שתמשיך לשלב הבא. בעת תכנון אירוע, עליך לזהות ולקבוע יעדים התומכים ביעדים הסופיים שלך.

קביעת רשימת מטרות קונקרטיות ומוחשיות לאירוע שלך תעניק לך הבנה טובה יותר של צרכי ניהול האירוע שלך

רשום את המדדים המדויקים שבהם אתה עומד להשתמש כדי להעריך את ביצועי האירוע שלך בתוכנית השיווק שלך לאירועים, כגון נוכחות, פעילויות ברשת ופוסטים ברשתות חברתיות. כעת, לאחר שאתה מכיר את יעדי התכנון המרכזיים של הארגון שלך, תוכל לוודא שכל חלק באירוע מותאם להצלחה.

תארו לעצמכם השגת תוכנית שיווק נהדרת לאירוע שלכם המבוססת על יעדי האירוע שלכם

ניהול תוכן, מאמצי קידום מכירות, פעילויות מעורבות והטכנולוגיה שתפרסו. הכן את התוכן השיווקי שלך עם המטרות שלך בראש, החל בלוח האירועים ורשימת הדוברים. לאחר שתוודא שיש לך תוכנית ניהול תוכן מוצקה, תוכל לעבור לשלב הבא: צור אתר אירועים ואפליקציה להפיץ את הבשורה.

רשימה זו תוביל אותך לשלב התכנון של האירועים העיקריים כאשר אתה מתחיל

תוכנת ניהול אירועים יכולה לסייע לך ברישום, קידום, ארגון ובכל שלבי התכנון. זה יעזור לך להתאים את תוכנית השיווק שלך לאירועים לפי הצורך, להכין את האירוע שלך ולהבין איך הוא יגדל.

לפני שנכנסים ללוגיסטיקה של המקום והרמקולים, כדאי להקדיש זמן לקביעת המטרה והסיבות לתכנון אירוע. מציאת מקום לאירוע שלכם היא המשימה החשובה ביותר בתהליך התכנון שלכם. ללא אישור מקום, אי אפשר לתכנן את האירוע יותר.

בעת בחירת מקום ומקום לאירוע שלך ישנם שני שיקולים חשובים הקובעים את שאר תוכנית הפרויקט שלך

אם תאריכי האירוע והמיקומים שלך מסודרים לפני שתתחיל לפרסם, יש להשלים אותו מוקדם ככל האפשר במהלך תקופת תכנון זו. אם חברת תכנון אירועים מדלגת על שלב מכריע זה, זה עלול להוות אסון להצלחת האירוע.

ברגע שההשראה שלך תתלקח

תוכל לתכנן את כל האלמנטים המגניבים באירוע שלך. השלב האחרון ברשימת הביקורת לתכנון אירועים הוא הערכה, שימושית אם אינך חדשה בתכנון ורוצה לאסוף משוב חיובי כדי לבנות את המוניטין שלך כמתכנן. הנתונים והתובנות שהתקבלו יעזרו לך להפוך את האירוע הבא שאתה מתכנן לטוב עוד יותר.

הגדרת תקציב

היא שלב מוקדם חשוב בתכנון אירועים ויכול לסייע בהבהרת היבטים אחרים של התוכנית שלך. לדוגמה, אם אתה מקיים את האירוע שלך בתאריך מסוים, ודא שהתאריך הזה מופיע ברשימת המשאלות שלך בראש רשימת המשאלות שלך. אם אתה מנסה למצוא 2-3 תאריכים שמתאימים לאירוע שלך, עליך גם לתאם עם אנשים אחרים.

זכור כי באמצעות אפליקציות חדשות כגון TaskRabbit ו- Craigslist

אתה יכול למצוא אנשים מוכשרים שיכולים לספק שירותים אלה בפחות כסף, מה שהופך את החיים לקלים בהרבה בעת תכנון והרצת אירוע. הראשון הוא לאסוף קבלות ולזרוק אותן לערימת הנייר או למושב האחורי של הטנדר אבל כשזה מגיע לתכנון אירוע אתה צריך לחבר את כל הברווזים שלך יחד. סוכנות לעיצוב אירועים יכולה להביא את האירוע לידיעת האנשים הנכונים, לפתח ולהציע אסטרטגיות תזמון, להניע רישום, לפקח על מיתוג, לתקשר עם נרשמים, לתאם עדכוני מדיה חברתית ועבודת מדיה ולשלוח חומרי המשך מדודים.

יהיה זה לא נכון לחשוב שהפקת אירועים פירושה תכנון חתונות וימי הולדת, בניית במות פיזיות ומקומות, וחשיבה שכל הנדסת סאונד נמצאת על הבמה הפיזית-זה לא.